L’article 8 de l’ordonnance n° 2020-1400 du 18 novembre 2020¹ publiée le 19 novembre 2020 au Journal officiel proroge, jusqu’au 1^er avril 2021, les dispositions² permettant au syndic de dématérialiser les assemblées générales de copropriété.

Le texte reconduit également le dispositif permettant le renouvellement automatique du contrat de syndic ainsi que celui du mandat du conseil syndical, venant à échéance entre le 29 octobre et le 31 décembre 2020.

Enfin, de nouvelles dispositions dérogatoires sont temporairement instaurées.

Celles-ci permettent, sous certaines conditions, aux syndics ayant convoqué des assemblées générales entre le 29 octobre et le 4 décembre 2020 de les dématérialiser au moyen du vote exclusivement par correspondance, et ce, jusqu’au 31 janvier 2021.

L’ordonnance n° 2020-1400 du 18 novembre 2020³ est applicable depuis le 19 novembre 2020, date de sa publication au Journal officiel.

Elle est intervenue dans le cadre de la loi n° 2020-1379 du 14 novembre 2020⁴ autorisant la prorogation de l’état d’urgence sanitaire et portant diverses mesures de gestion de la crise sanitaire.

Le rapport au Président de la République relatif à cette ordonnance⁵ précise qu’en raison de l’épidémie de covid-19 et des interdictions de regroupement qu’elle entraîne, les copropriétés se sont de nouveau trouvées dans l’impossibilité matérielle de tenir des assemblées générales dans des conditions normales.

Sont donc reconduites, les dispositions temporaires issues de l’ordonnance n° 2020-304 du 25 mars 2020⁶ modifiée⁷ qui avaient permis le renouvellement automatique du mandat du syndic et celui du conseil syndical venu à expiration entre le 12 mars et le 23 juillet 2020 et la tenue d’assemblées générales entièrement dématérialisées jusqu’au 31 janvier 2021.

Ainsi, l’article 8 de l’ordonnance du 18 novembre 2020 modifie-t-il les articles 22, 22-1, 22-2, 22-4 et 22-5 de l’ordonnance du 25 mars 2020 afin de prolonger et d’adapter ces dispositifs, compte tenu de la prorogation de la période d’urgence sanitaire.

De plus, de nouvelles mesures sont temporairement mises en place.

De nombreuses assemblées générales annuelles ont été convoquées dans le courant des mois de septembre et octobre 2020, par présence physique, pour des réunions fixées au mois de novembre et décembre 2020, compte tenu du délai minimum de vingt-et-un jours de convocation.

Or, à partir du 29 octobre 2020, en application des dispositions instaurant une nouvelle période de confinement⁸, les réunions physiques n’ont plus été autorisées.

Néanmoins, certaines assemblées déjà convoquées n’ont pu être ensuite dématérialisées, faute pour le syndic de disposer du délai minimum exigé par les textes pour en informer les copropriétaires⁹, soit quinze jours au moins avant la réunion.

Une nouvelle dérogation est, en conséquence, introduite par l’article 22-2, alinéa 2, nouveau de l’ordonnance du 25 mars 2020 modifiée, laquelle permet désormais de dématérialiser, même après sa tenue mais au moyen du seul vote par correspondance, une assemblée générale qui aurait été convoquée à une date comprise entre le 29 octobre et le 4 décembre 2020.

Ce dispositif permet ainsi la régularisation rétroactive de toutes les assemblées générales convoquées pendant cette période, afin que les décisions qui étaient inscrites à l’ordre du jour puissent néanmoins être prises, et ce, jusqu’au 31 janvier 2021.

Nous évoquerons la nouvelle période de renouvellement automatique du contrat de syndic et du mandat du conseil syndical (I) puis la prorogation des dispositions permettant de convoquer une assemblée générale entièrement dématérialisée (II), de même que la reconduction des mesures d’assouplissement de la délégation de mandat (III) et, enfin, le nouveau dispositif permettant de régulariser rétroactivement les assemblées générales convoquées entre le 29 octobre et le 4 décembre 2020 (IV).


I - Le renouvellement du contrat de syndic et du mandat des membres du conseil syndical ayant expirés entre le 29 octobre et le 31 décembre 2020

Les articles 22 et 22-1 de l’ordonnance du 25 mars 2020 modifiée, qui avaient permis le renouvellement du contrat de syndic et du mandat des membres du conseil syndical venus à expiration entre le 12 mars et le 23 juillet 2020, sont bien entendu maintenus et deviennent les articles 22, I et 22-1, I.

Ils sont désormais complétés par les articles 22, II et 22-1, II lesquels appliquent le même régime au contrat de syndic et au mandat des membres du conseil syndical qui auront expiré entre le 29 octobre et le 31 décembre 2020.

A/ Le renouvellement du contrat de syndic ayant expiré entre le 29 octobre et le 31 décembre 2020

Ainsi, le contrat de syndic qui aura expiré entre le 29 octobre et le 31 décembre 2020 sera-t-il renouvelé, dans les mêmes termes, jusqu’à la prise d’effet du nouveau contrat du syndic qui sera désigné par la prochaine assemblée générale des copropriétaires et dont la prise d’effet devra intervenir au plus tard le 31 janvier 2021¹⁰.

La rémunération forfaitaire du syndic sera déterminée selon les termes du contrat expiré, au prorata de la durée de son renouvellement.

Toutefois, ces dispositions ne seront pas applicables lorsque l’assemblée générale des copropriétaires aura désigné, avant la publication de l’ordonnance du 18 novembre 2020, soit avant le 19 novembre 2020, un syndic dont le contrat aura pris effet à compter du 29 octobre 2020.

B/ Le renouvellement du mandat des membres du conseil syndical ayant expiré entre le 29 octobre et le 31 décembre 2020

De la même manière, le mandat confié par l’assemblée générale au conseil syndical venant à expiration entre le 29 octobre et le 31 décembre 2020, sera renouvelé jusqu’à la tenue de la prochaine assemblée générale des copropriétaires laquelle devra intervenir au plus tard le 31 janvier 2021¹¹.

Ces dispositions ne s’appliqueront pas lorsque l'assemblée générale des copropriétaires aura désigné les membres du conseil syndical avant la publication de l’ordonnance du 18 novembre 2020, soit avant le 19 novembre 2020.


II - La tenue des assemblées générales totalement dématérialisées

L’ordonnance n° 2020-304 du 25 mars 2020, modifiée par l’ordonnance n° 2020-595 du 20 mai 2020¹², permet aux syndics, depuis le 1er juin 2020, de décider que les assemblées générales se tiendront sans présence physique des copropriétaires :

— soit en visioconférence ou tout autre moyen de communication électronique ou par correspondance ;
— soit uniquement au moyen du vote par correspondance lorsque le recours à la visioconférence ou à tout autre moyen de communication électronique n'est pas possible.

Initialement, cette mesure devait prendre fin le 31 janvier 2021.

L’article 8 de l’ordonnance du 18 novembre proroge ces dispositions jusqu’au 1er avril 2021 et permet en conséquence la tenue d’assemblées générales entièrement dématérialisées jusqu’à cette date.¹³

À cet effet, désormais, c’est jusqu'au 1er avril 2021¹⁴ que le syndic pourra décider des moyens et supports techniques permettant à l’ensemble des copropriétaires de participer à l’assemblée générale par visioconférence, audioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique permettant l’identification de chacun des copropriétaires, la transmission de leurs voix ainsi que la retransmission continue et simultanée des délibérations.

Ces moyens et supports techniques seront utilisés jusqu’à ce que l’assemblée générale se prononce sur leur utilisation.


III - Les délégations de vote

Alors que cette mesure devait initialement prendre fin également le 31 janvier 2021, sont aussi prorogées jusqu’au 1er avril 2021¹⁵, les dispositions dérogatoires permettant à un mandataire de recevoir plus de trois délégations de vote si le total des voix dont il dispose lui-même et de celles de ses mandants n'excède pas 15 % des voix du syndicat des copropriétaires (au lieu de 10 % en principe).



IV - Les assemblées convoquées entre le 29 octobre et le 4 décembre 2020 sont rétroactivement régularisables jusqu’au 31 janvier 2021

Les copropriétaires n’ont plus été autorisés à se réunir physiquement à compter du 29 octobre 2020, du fait de l’interdiction des regroupements, en vertu du décret n° 2020-1310 du 29 octobre 2020¹⁶, prescrivant les mesures générales nécessaires pour faire face à l’épidémie de Covid-19 dans le cadre de l’état d’urgence sanitaire.

Mais, selon l’article 22-2 de l’ordonnance du 25 mars 2020, lorsque le syndic prévoit que les copropriétaires ne participent pas à l'assemblée générale par présence physique alors que l’assemblée générale a déjà été convoquée, il en informe les copropriétaires dans un délai de quinze jours au moins avant la tenue de cette assemblée, par tout moyen permettant d'établir avec certitude la date de la réception de cette information.

Or, pour certaines assemblées générales déjà convoquées, l’annonce des mesures d’interdiction des regroupements en ayant été faite au dernier moment, le délai minimal de quinze jours avant la date de la réunion, était dépassé.

Il en résultait l’obligation de convoquer de nouveau.

Pour contourner cet écueil, l’article 8 de l’ordonnance du 18 novembre 2020 ajoute un dernier alinéa à l’article 22-2.-II de l’ordonnance du 25 mars 2020 modifiée.

C’est ainsi que le nouveau texte déroge à l’obligation d’information préalable à la tenue de l’assemblée générale, en cas de dématérialisation de celle-ci.

Ce régime dérogatoire ne s’applique qu’aux assemblées « convoquées à une date comprise entre le 29 octobre 2020 et le 4 décembre 2020 ».

L’article 22-2.-II, alinéa 2, nouveau précise que pour ces seules assemblées, « le syndic peut, à tout moment, informer les copropriétaires, par tout moyen permettant d'établir avec certitude la date de la réception de cette information, que les décisions du syndicat des copropriétaires sont prises au seul moyen du vote par correspondance ».

Ainsi, d’une part, le délai d’information de quinze jours avant la tenue de l’assemblée générale portant sur la dématérialisation ne s’applique plus pour ces assemblées, le syndic pouvant informer les copropriétaires « à tout moment ».

D’autre part, la dématérialisation de l’assemblée générale ne peut avoir lieu qu’au seul moyen du vote par correspondance.

Or, si cette dématérialisation ne peut intervenir que par correspondance et non par visioconférence, c’est afin que l’information des copropriétaires puisse intervenir « à tout moment ».

Ainsi, le syndic peut-il à tout moment et donc avant comme après la date prévue initialement pour la réunion de l’assemblée générale, décider de la dématérialiser au moyen du seul vote par correspondance.

Il appartient, dans ce cas, au syndic de fixer lui-même un délai pour recevoir les formulaires, lequel ne peut être inférieur à quinze jours à compter de la réception par le copropriétaire du courrier d’information.

Un exemplaire du formulaire de vote par correspondance est joint au courrier informant le copropriétaire de la dématérialisation.

Les décisions du syndicat de copropriétaires devront être prises au plus tard le 31 janvier 2021.

Cela signifie que le dernier formulaire de vote par correspondance devra être reçu par le syndic avant le 31 janvier 2021.

Compte tenu du délai minimum de quinze jours à compter de la réception (et non de l’envoi) du courrier du syndic par les copropriétaires, pour fixer le nouveau délai de réception des formulaires de vote par correspondance, ce dispositif ne pourra être utilisé par le syndic que jusqu’à la mi-janvier 2021 au plus tard, voire le 10 janvier 2021, compte tenu des éventuels délais postaux.



¹ Ord. n° 2020-1400, 18 nov.2020, JO 19 nov., portant adaptation des règles applicables aux juridictions de l’ordre judiciaire statuant en matière non pénale et aux copropriétés.
² Modifiant l’ordonnance n° 2020-304 du 25 mars 2020 (JO 26 mars) modifiée par l’ordonnance n° 2020-595 du 20 mai 2020 (JO 21 mai). Voir Guégan-Gélinet L., L'ordonnance no 2020-304 du 25 mars 2020 et le renouvellement du contrat de syndic pendant la période de pandémie du Covid-19, Rev. loyers 2020/1006, n° 3393 et Covid-19 : le renouvellement du contrat de syndic et de la désignation du conseil syndical après l'ordonnance no 2020-460 du 22 avril 2020, Rev. loyers 2020/1007, n° 3417.
³ Ord. n° 2020-1400, 18 nov. 2020, portant adaptation des règles applicables aux juridictions de l’ordre judiciaire statuant en matière non pénale et aux copropriétés.
⁴ L. n° 2020-1379, 14 nov. 2020 autorisant la prorogation de l’état d’urgence sanitaire et portant diverses mesures de gestion de la crise sanitaire, JO 15 nov.
⁵ Rapp. au Président de la République relatif à l’ordonnance n° 2020-1400, 14 nov. 2020, NOR : JUSC2030956P, JO 19 nov.
⁶ Ord. n° 2020-304, 25 mars 2020.
⁷ Notamment par celles de l’ordonnance n° 2020-595 du 20 mai 2020.
⁸ D. n° 2020-1310, 29 oct. 2020, JO 30 oct.
⁹ Ord. n° 2020-304, 25 mars 2020, art. 22-2.
¹⁰ Ord. n° 2020-304, 25 mars 2020, art. 22, II.
¹¹ Ord. n° 2020-304, 25 mars 2020, art. 22-1, II.
¹² Ord. n° 2020-595, 20 mai 2020, mod. Ord. n° 2020-304, 25 mars 2020.
¹³ Ord. n° 2020-304, 25 mars 2020, art. 22-2.
¹⁴ Ord. n° 2020-304, 25 mars 2020, art. 22-5.
¹⁵ Ord. n° 2020-304, 25 mars 2020, art. 22-4.