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Flash Info - Les assemblées générales sans présence physique des copropriétaires et le renouvellement du contrat du syndic après l’ordonnance n° 2020-595 du 20 mai 2020
Flash Info - Les assemblées générales sans présence physique des copropriétaires et le renouvellement du contrat du syndic après l’ordonnance n° 2020-595 du 20 mai 2020
En cette période de crise sanitaire, la tenue d’assemblées générales totalement dématérialisées s’est avérée indispensable.
C’est la raison pour laquelle le législateur est intervenu afin d’autoriser, dès le 1er juin 2020, la tenue d’assemblées générales hors la présence physique des copropriétaires.
Ainsi, l’ordonnance n° 2020-595 du 20 mai 2020 déroge-t-elle temporairement jusqu'au 31 janvier 2021 aux dispositions légales permettant la tenue d’assemblées générales à distance.
I – À COMPTER DU 1ER JUIN 2020 JUSQU'AU 31 JANVIER 2021 : POSSIBILITÉ DE TENIR DES ASSEMBLÉES GÉNÉRALES DÉMATÉRIALISÉES DANS DES CONDITIONS DÉROGATOIRES
A - L’assemblée générale sans présence physique des copropriétaires
L’article 22-2, prévoit que, par dérogation aux dispositions de l’article 17-1 A, alinéa 1er de la loi du 10 juillet 1965, le syndic peut prévoir que les copropriétaires ne participent pas à l’assemblée générale par présence physique.
Il s’agit donc d’une possibilité et non d’une obligation.
Lors de cette assemblée générale à distance, les copropriétaires pourront à leur choix participer par visioconférence ou tout autre moyen de communication électronique, ou bien de voter par correspondance.
La référence au deuxième alinéa de l’article 17-1 A de la loi, lequel se réfère au modèle de formulaire, confirme que le vote par correspondance ne pourra s’appliquer qu’après la parution de l’arrêté qui en fixera le contenu ainsi qu’après la publication du décret précisant les modalités de sa remise au syndic, lesquels seront donc nécessairement publiés en parallèle.
Enfin, lorsque le recours à la visioconférence ou tout autre moyen de communication électronique n’est pas possible, le syndic peut prévoir que les décisions du syndicat des copropriétaires seront prises au seul moyen du vote par correspondance. Là encore, la décision appartient au seul syndic.
Le syndic est provisoirement chargé jusqu’au 31 janvier 2021 de décider des moyens et des supports en lieu et place de l’assemblée générale, afin de permettre l’utilisation de la visioconférence ou assimilée pendant cette période.
Ces moyens et supports techniques seront utilisés jusqu’à ce que l’assemblée générale se prononce sur leur utilisation.
Enfin, en vertu de l’article 22-2, le syndic peut décider que les copropriétaires ne participent pas à l’assemblée générale par présence physique alors que l’assemblée générale a déjà été convoquée. Il en informe les copropriétaires au moins quinze jours avant la tenue de cette assemblée, par tout moyen permettant d’établir avec certitude la date de la réception de cette information.
Cette rédaction est suffisamment large pour englober toutes les hypothèses. Il pourrait, dès lors, tout autant s’agir d’une assemblée ayant été annulée parce qu’elle n’aurait pu se tenir, que d’une assemblée déjà convoquée, par présence physique, pour une date postérieure au 1er juin 2020 et qui serait ainsi entièrement dématérialisée, du moment que le délai de prévenance de quinze jours est respecté.
B – Convocation de l’assemblée générale dématérialisée
L’article 22-3 de l’ordonnance du 25 mars 2020 modifiée, prévoit que lorsqu’il est fait application de ces dispositions, il est dérogé à celles de l’article 9 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967 concernant la convocation à l’assemblée générale. Ainsi, aucun lieu de réunion n’est-il déterminé, ni indiqué dans la convocation.
De plus, celle-ci précise que les copropriétaires ne peuvent participer à l’assemblée générale que par visioconférence ou tout autre moyen de communication électronique, sans préjudice de la possibilité de voter par correspondance.
Lorsque le recours à la visioconférence ou à tout autre moyen de communication électronique est impossible, la convocation indique que les copropriétaires ne pourront voter que par correspondance.
C - Signature du procès-verbal de l’assemblée générale dématérialisée et présidence en cas de vote exclusivement par correspondance
L’article 22-3 précité déroge expressément aux dispositions des articles 14, 15 et 17 du décret du 17 mars 1967, concernant la feuille de présence, la désignation du président de l’assemblée et la signature du procès-verbal.
Par exception aux dispositions précitées, l’assemblée générale ne désigne pas nécessairement son président, pas plus que le procès-verbal n’est signé par lui en fin de séance.
Ainsi, ce n’est que dans les huit jours suivant la tenue de l’assemblée générale que le président de séance certifie exacte la feuille de présence et signe, le cas échéant, avec le ou les scrutateurs, le procès-verbal des décisions.
Lorsque celles-ci sont prises au seul moyen du vote par correspondance, le président de séance ne pourrait, bien évidemment, être désigné par l’assemblée.
Il appartient, dans cette dernière hypothèse, au président du conseil syndical ou, à défaut, à l’un de ses membres, d’assurer les missions dévolues au président de séance, ou encore, en leur absence, à l’un des copropriétaires votant qu’il incombera au syndic de désigner.
D – Les délégations de vote sont facilitées jusqu'au 31 janvier 2021
Jusqu'au 31 janvier 2021, aux termes de l’article 22-4 de l’ordonnance du 25 mars 2020 modifiée, par dérogation temporaire au 3e alinéa de l’article 22 de la loi du 10 juillet 1965, le mandataire pourra recevoir plus de trois délégations de vote, si le total des voix dont il dispose pour lui et celles de ses mandants n’excède pas 15 % des voix du syndicat des copropriétaires au lieu des 10 % autorisés par la loi Élan du 23 novembre 2018, laquelle avait déjà relevé le plafond, lequel était antérieurement fixé à 5 % des voix du syndicat.
II – LE RENOUVELLEMENT DU CONTRAT DE SYNDIC ET DE LA DÉSIGNATION DU CONSEIL SYNDICAL VENUS À EXPIRATION ENTRE LE 12 MARS 2020 ET LE 23 JUILLET 2020 INCLUS
Dans un souci de clarification, l’ordonnance précise désormais que la période concernée par le renouvellement automatique du contrat de syndic est comprise entre le 12 mars 2020 et le 23 juillet 2020 inclus.
En effet, la période d’urgence sanitaire avait récemment été prolongée par la loi n° 2020-546 du 11 mai 2020 jusqu'au 10 juillet 2020, provoquant incidemment le renouvellement automatique du contrat de syndic et de la désignation du conseil syndical ayant expiré entre le 12 mars 2020 et le 10 septembre 2020, au lieu du 23 juillet 2020 fixé en dernier lieu par l’ordonnance n° 2020-460 du 22 avril 2020.
Enfin, il n’est plus fait référence au 23 janvier 2021, soit huit mois après la date de cessation de l’état d’urgence, mais au 31 janvier 2021, soit sept jours de plus que la date fixée par l’ordonnance du 22 avril 2020 pour la nomination d’un nouveau syndic et la désignation du conseil syndical.
C’est la raison pour laquelle le législateur est intervenu afin d’autoriser, dès le 1er juin 2020, la tenue d’assemblées générales hors la présence physique des copropriétaires.
Ainsi, l’ordonnance n° 2020-595 du 20 mai 2020 déroge-t-elle temporairement jusqu'au 31 janvier 2021 aux dispositions légales permettant la tenue d’assemblées générales à distance.
I – À COMPTER DU 1ER JUIN 2020 JUSQU'AU 31 JANVIER 2021 : POSSIBILITÉ DE TENIR DES ASSEMBLÉES GÉNÉRALES DÉMATÉRIALISÉES DANS DES CONDITIONS DÉROGATOIRES
A - L’assemblée générale sans présence physique des copropriétaires
- Le syndic décide de convoquer l’assemblée générale de façon dématérialisée : visioconférence et vote par correspondance
L’article 22-2, prévoit que, par dérogation aux dispositions de l’article 17-1 A, alinéa 1er de la loi du 10 juillet 1965, le syndic peut prévoir que les copropriétaires ne participent pas à l’assemblée générale par présence physique.
Il s’agit donc d’une possibilité et non d’une obligation.
Lors de cette assemblée générale à distance, les copropriétaires pourront à leur choix participer par visioconférence ou tout autre moyen de communication électronique, ou bien de voter par correspondance.
La référence au deuxième alinéa de l’article 17-1 A de la loi, lequel se réfère au modèle de formulaire, confirme que le vote par correspondance ne pourra s’appliquer qu’après la parution de l’arrêté qui en fixera le contenu ainsi qu’après la publication du décret précisant les modalités de sa remise au syndic, lesquels seront donc nécessairement publiés en parallèle.
- Le syndic peut décider que seul le vote par correspondance est possible
Enfin, lorsque le recours à la visioconférence ou tout autre moyen de communication électronique n’est pas possible, le syndic peut prévoir que les décisions du syndicat des copropriétaires seront prises au seul moyen du vote par correspondance. Là encore, la décision appartient au seul syndic.
- Le syndic décide en lieu et place de l’assemblée générale des moyens et supports techniques permettant la visioconférence
Le syndic est provisoirement chargé jusqu’au 31 janvier 2021 de décider des moyens et des supports en lieu et place de l’assemblée générale, afin de permettre l’utilisation de la visioconférence ou assimilée pendant cette période.
Ces moyens et supports techniques seront utilisés jusqu’à ce que l’assemblée générale se prononce sur leur utilisation.
- Le syndic peut appliquer ces dispositifs alors que l’assemblée générale a déjà été convoquée
Enfin, en vertu de l’article 22-2, le syndic peut décider que les copropriétaires ne participent pas à l’assemblée générale par présence physique alors que l’assemblée générale a déjà été convoquée. Il en informe les copropriétaires au moins quinze jours avant la tenue de cette assemblée, par tout moyen permettant d’établir avec certitude la date de la réception de cette information.
Cette rédaction est suffisamment large pour englober toutes les hypothèses. Il pourrait, dès lors, tout autant s’agir d’une assemblée ayant été annulée parce qu’elle n’aurait pu se tenir, que d’une assemblée déjà convoquée, par présence physique, pour une date postérieure au 1er juin 2020 et qui serait ainsi entièrement dématérialisée, du moment que le délai de prévenance de quinze jours est respecté.
B – Convocation de l’assemblée générale dématérialisée
L’article 22-3 de l’ordonnance du 25 mars 2020 modifiée, prévoit que lorsqu’il est fait application de ces dispositions, il est dérogé à celles de l’article 9 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967 concernant la convocation à l’assemblée générale. Ainsi, aucun lieu de réunion n’est-il déterminé, ni indiqué dans la convocation.
De plus, celle-ci précise que les copropriétaires ne peuvent participer à l’assemblée générale que par visioconférence ou tout autre moyen de communication électronique, sans préjudice de la possibilité de voter par correspondance.
Lorsque le recours à la visioconférence ou à tout autre moyen de communication électronique est impossible, la convocation indique que les copropriétaires ne pourront voter que par correspondance.
C - Signature du procès-verbal de l’assemblée générale dématérialisée et présidence en cas de vote exclusivement par correspondance
L’article 22-3 précité déroge expressément aux dispositions des articles 14, 15 et 17 du décret du 17 mars 1967, concernant la feuille de présence, la désignation du président de l’assemblée et la signature du procès-verbal.
Par exception aux dispositions précitées, l’assemblée générale ne désigne pas nécessairement son président, pas plus que le procès-verbal n’est signé par lui en fin de séance.
Ainsi, ce n’est que dans les huit jours suivant la tenue de l’assemblée générale que le président de séance certifie exacte la feuille de présence et signe, le cas échéant, avec le ou les scrutateurs, le procès-verbal des décisions.
Lorsque celles-ci sont prises au seul moyen du vote par correspondance, le président de séance ne pourrait, bien évidemment, être désigné par l’assemblée.
Il appartient, dans cette dernière hypothèse, au président du conseil syndical ou, à défaut, à l’un de ses membres, d’assurer les missions dévolues au président de séance, ou encore, en leur absence, à l’un des copropriétaires votant qu’il incombera au syndic de désigner.
D – Les délégations de vote sont facilitées jusqu'au 31 janvier 2021
Jusqu'au 31 janvier 2021, aux termes de l’article 22-4 de l’ordonnance du 25 mars 2020 modifiée, par dérogation temporaire au 3e alinéa de l’article 22 de la loi du 10 juillet 1965, le mandataire pourra recevoir plus de trois délégations de vote, si le total des voix dont il dispose pour lui et celles de ses mandants n’excède pas 15 % des voix du syndicat des copropriétaires au lieu des 10 % autorisés par la loi Élan du 23 novembre 2018, laquelle avait déjà relevé le plafond, lequel était antérieurement fixé à 5 % des voix du syndicat.
II – LE RENOUVELLEMENT DU CONTRAT DE SYNDIC ET DE LA DÉSIGNATION DU CONSEIL SYNDICAL VENUS À EXPIRATION ENTRE LE 12 MARS 2020 ET LE 23 JUILLET 2020 INCLUS
Dans un souci de clarification, l’ordonnance précise désormais que la période concernée par le renouvellement automatique du contrat de syndic est comprise entre le 12 mars 2020 et le 23 juillet 2020 inclus.
En effet, la période d’urgence sanitaire avait récemment été prolongée par la loi n° 2020-546 du 11 mai 2020 jusqu'au 10 juillet 2020, provoquant incidemment le renouvellement automatique du contrat de syndic et de la désignation du conseil syndical ayant expiré entre le 12 mars 2020 et le 10 septembre 2020, au lieu du 23 juillet 2020 fixé en dernier lieu par l’ordonnance n° 2020-460 du 22 avril 2020.
Enfin, il n’est plus fait référence au 23 janvier 2021, soit huit mois après la date de cessation de l’état d’urgence, mais au 31 janvier 2021, soit sept jours de plus que la date fixée par l’ordonnance du 22 avril 2020 pour la nomination d’un nouveau syndic et la désignation du conseil syndical.