La loi Élan du 23 novembre 2018 ainsi que ses décrets d’application n° 2019-502 et n° 2019-503 des 23 mai 2019 et n° 2019-650 du 27 juin 2019 ont renforcé les obligations du syndic.
Il en est de même de l’ordonnance n° 2019-1101 du 30 octobre 2019, portant réforme de la loi du 10 juillet 1965, laquelle intervient dans le cadre de l’habilitation donnée au gouvernement par la loi Elan et qui sera soumise à la ratification du parlement dans le délai de trois mois de sa publication.


Celle-ci modifie très substantiellement la partie législative du droit de la copropriété. L’essentiel de ses dispositions n’entreront en vigueur que le 1er juin 2020.

La loi Elan entend clarifier moderniser et simplifier les règles d’organisation et de gouvernance de la copropriété de même que les droits et obligations tant des copropriétaires et du syndicat que du conseil syndical et du syndic.

Sont notamment fondamentalement remaniés, le mandat de syndic, la mise en concurrence de son contrat, les modalités de sa désignation et de sa révocation, la mise à disposition des documents en ligne dans un espace sécurisé, la sanction de l’absence de communication des pièces au conseil syndical, de la fiche synthétique aux copropriétaires et les modalités de transmission des archives du syndicat dont il doit assurer la conservation.

Mais, alors qu’il se voit infliger de nouvelles obligations dans le cadre de sa mission classique, le syndic pourra désormais exécuter des prestations en dehors du contrat-type tant auprès du syndicat des copropriétaires qu’auprès des copropriétaires individuels.

Une plus grande liberté et une plus grande souplesse semble ainsi accordée à une profession jusqu’à présent soumise à un régime juridique particulièrement corseté.

Seront successivement évoqués le contrat de syndic et ses futures missions (I) même que ses nouvelles obligations (II).

I - LE CONTRAT DE SYNDIC

LA MISE EN CONCURRENCE DU CONTRAT DE SYNDIC : ENTRÉE EN VIGUEUR LE 1ER JUIN 2020

L’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 est modifié par l’ordonnance du 30 octobre 2019.

Celle-ci réforme les dispositions issues de la loi ALUR n° 2014-366 du 24 mars 2014, modifiée par la loi Macron n° 2015-990 du 6 août 2015, lesquelles prévoyaient une mise en concurrence du contrat de syndic par le conseil syndical tous les trois ans avec une dérogation prise lors de l’assemblée générale, précédant celle appelée à se prononcer sur le renouvellement du syndic.

Désormais, la périodicité de trois ans est supprimée, tout comme le caractère obligatoire de la mise en concurrence.
Ce n’est en effet qu’en vue de l’information de l’assemblée générale appelée à se prononcer sur la désignation d’un syndic professionnel, et sans que cette formalité ne soit prescrite à peine d’irrégularité de la décision (confirmant en cela la jurisprudence qui s’était établie sur ce point), que le conseil syndical met en concurrence plusieurs projets de contrats de syndic.

Le conseil syndical peut être dispensé de mise en concurrence par décision votée à la majorité des voix de tous les copropriétaires, c’est-à-dire à la majorité de l’article 25 de la loi.

A cette fin, le conseil syndical, et non pas le syndic, inscrit la demande de dispense à l’ordre du jour de l’assemblée générale précédant cette assemblée générale appelée à se prononcer sur la désignation d’un syndic professionnel.

Ainsi, l’absence de mise en concurrence, à défaut pour le conseil syndical d’avoir sollicité d’en être dispensé, n’emportera aucune conséquence sur la désignation du syndic.

A cet égard, l’article 21 alinéa 4 de la loi du 10 juillet 1965 rappelle de nouveau que, dans tous les cas, un copropriétaire peut demander au syndic d’inscrire à l’ordre du jour de l’assemblée générale appelée à se prononcer sur la désignation du syndic, l’examen des projets de contrat de syndic qu’il communique à cet effet.


LE CONTRAT DE SYNDIC (FICHE D’INFORMATION, FICHE SYNTHETIQUE, AMENDE ADMINISTRATIVE) : ENTREE EN VIGUEUR LE 1ER JUIN 2020

1. La rémunération au titre de sa mission de syndic

L’article 18-I A alinéa 1er de la loi du 10 juillet 1965 qui encadre la rémunération du syndic, tant pour les prestations de gestion courante, déterminées de manière forfaitaire, que pour celles qui n’en relèvent pas, définies par décret, précise qu’il ne s’applique qu’aux prestations qu’il fournit au titre de sa mission de syndic.

Il s’agit d’une nouveauté très importante puisqu’il est désormais possible au syndic d’exécuter d’autres prestations que celles prévues dans sa mission de syndic, ainsi qu’on le verra infra.

• Une fiche d’information sur le prix et les prestations doit accompagner le projet de contrat de syndic

Afin de favoriser la comparaison des différents contrats dans le cadre d’une mise en concurrence, le projet de contrat de syndic est désormais accompagné d’une fiche d’information sur le prix et les prestations proposées par le syndic, selon un modèle qui sera fixé par arrêté.

• Des peines d’amende sont prévues à défaut de respect des obligations relatives à la rémunération, au contrat type et à l’accompagnement de la fiche d’information

Afin de renforcer l’obligation de respect du contrat-type qui, semble-t-il, serait insuffisamment appliqué, il est désormais prévu que tout manquement aux obligations de respecter la rémunération forfaitaire et complémentaire, le contrat-type et l’accompagnement d’une fiche d’information est passible d’une amende administrative dont le montant ne peut excéder 3 000 euros pour une personne physique et 15 000 euros pour une personne morale. Cette amende est prononcée par la DGCCRF, dans les conditions prévues au chapitre II du titre II du livre V du code de la consommation.

2. Etablissement et communication de la fiche synthétique : pénalité : entrée en vigueur le 1er juin 2020

L’ordonnance du 30 octobre 2019 supprime la sanction attachée au défaut de réalisation de la fiche synthétique, considérée comme un motif de révocation du syndic.

Cette sanction était en effet disproportionnée et non appliquée.

Par ailleurs, les délais sont allongés et le mécanisme d’imputation de la pénalité de retard est modifié.

Désormais, la mise à disposition de la fiche synthétique doit être effectuée dans le délai d’un mois à compter de la demande d’un copropriétaire, au lieu de quinze jours.

En outre, la pénalité financière forfaitaire infligée au syndic par jours de retard au-delà de ce délai, est fixée non plus par son contrat, lequel pouvait comporter une pénalité trop symbolique, mais par un décret à intervenir.

Enfin, cette déduction forfaitaire s’applique non plus lors du dernier appel de charges de l’exercice mais lors de l’arrêté des comptes à soumettre à l’assemblée générale, ce qui est plus logique.

En pratique, dès le 1er juillet 2020, la fiche synthétique figurera parmi les documents mis à disposition de l’ensemble des copropriétaires par le syndic professionnel dans l’espace en ligne sécurisé, en application du décret n°2019-502 du 23 mai et cette pénalité n’aura donc plus de raison de s’appliquer (voir infra).

3. Le contrat de syndic : entrée en vigueur le 1er juin 2020

• Les prestations hors contrat de syndic avec le syndicat des copropriétaires

Au titre des grandes nouveautés introduites par cette ordonnance figure la possibilité pour le syndic de fournir des prestations complémentaires au syndicat des copropriétaires en dehors de son contrat de syndic.

En vertu du nouvel article 18-1 A II de la loi du 10 juillet 1965, le syndic peut en effet conclure avec le syndicat une convention portant sur des prestations de services autres que celles relevant de sa mission de syndic, après autorisation expresse de l’assemblée générale donnée à la majorité des voix exprimées de tous les copropriétaires présents, représentés ou ayant voté par correspondance, c’est-à-dire à la majorité de l’article 24 de la loi du 10 juillet 1965.

Il est précisé que ces prestations ne peuvent figurer dans le contrat de syndic.

En conséquence, le syndic peut conclure avec le syndicat des contrats qui n’entrent pas dans le champ du contrat-type.

On peut penser en particulier à des prestations de conciergerie, voire des services à la personne. Un vent de modernité souffle sur le métier de syndic lequel pourra et devra s’adapter à la demande des copropriétés.

• Adaptation aux prestations hors contrat de syndic des autorisations données

L’obligation de solliciter l’autorisation de l’assemblée générale préalablement à la conclusion d’une convention avec une entreprise ou une personne avec laquelle le syndic possède des liens de nature capitalistique ou juridique est élargie aux prestations de services qui n’entrent pas dans le champ du contrat-type.

La nature de ces liens doit être précisée.

Les conventions conclues en méconnaissance de ces dispositions ne sont pas opposables au syndicat des copropriétaires.

• Les prestations hors contrat de syndic avec les copropriétaires individuels

Au nombre des innovations importantes de l’ordonnance figure la reconnaissance de la possibilité pour le syndic d’effectuer des prestations en dehors de son contrat, au profit des copropriétaires individuels.

Désormais, l’article 10-1, b) vise en effet les frais et honoraires du syndic afférents aux prestations « effectuées au profit de ce copropriétaire ».

L’établissement, par le syndic, de ce que la pratique notariale a dénommé « le pré-état daté » en est une bonne illustration ; rappelons que le syndic réunit et transmet les documents que le copropriétaire vendeur est censé détenir et qu’il doit adresser à l’acquéreur lors de la cession d’un lot, dans le cadre de l’article L. 721-2 du Code de la construction et de l’habitation.

À noter cependant que le syndic qui acceptait, contre rémunération, de réunir ces pièces à la place du copropriétaire, sera moins sollicité à compter du 1er juillet 2020 puisque celles-ci figureront pour l’essentiel au nombre des documents mis à disposition par le syndic professionnel, dans l’espace en ligne sécurisé, en vertu du décret du 23 mai 2019 pris en application de la loi Élan. (voir infra)

Mais les copropriétaires pourront désormais solliciter de leur syndic d’autres prestations hors contrat à leur seul profit et le syndic pourra se faire rémunérer à ce titre.

Ces prestations seront distinctes de celles offertes au syndicat en dehors contrat-type.

• Seuls les frais et honoraires relatifs à l’établissement de l’état daté sont plafonnés

L’ordonnance du 30 octobre 2019 clarifie la rédaction de l’article 10-1 de la loi du 10 juillet 1965.

Il est incontestable désormais que le plafonnement des frais et honoraires du syndic ne s’applique qu’au titre des prestations relatives à l’établissement de l’état daté, à l’occasion de la mutation à titre onéreux d’un ou de plusieurs lots, objets de la même mutation.

Leur montant maximum sera fixé par décret.

Les frais et honoraires du syndic afférents au recouvrement des charges ne sont donc pas concernés par le plafonnement.

• Les prestations rentrant dans le champ du contrat de syndic

Sont supprimées, les dispositions de l’article 18-I A alinéa 5 de la loi du 10 juillet 1965, selon lesquelles le syndic ne pouvait en aucun cas mentionner, dans le contrat de syndic, le barème relatif à ses honoraires spécifiques, même à titre indicatif.

Désormais, le syndicat des copropriétaires pourra donc connaitre les barèmes d’honoraires spécifiques en pourcentage des travaux et comparer plus facilement les différents projets de contrat de syndic.

• Le contrat type ne s’applique pas au syndic non professionnel

L’article 18-I A prévoit que le contrat-type et l’encadrement de sa rémunération ne s’appliquent pas lorsque le syndic n’est pas rémunéré, précision qui manquait auparavant.

Il est toutefois prévu que celui-ci peut néanmoins proposer à l’assemblée générale un contrat de syndic conforme au contrat-type.


DESIGNATION DU SYNDIC, NON RENOUVELLEMENT ET RESILIATION DU CONTRAT ENCOURS : APPLICABLE AU CONTRATS CONCLUS OU RENOUVELES APRES LE 1ER JUIN 2020

Les règles de désignation et de révocation du syndic sont profondément remaniées.

Le dernier alinéa de l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965, issu de la loi ALUR du 24 mars 2014, est supprimé.

Celui-ci visait en effet à éviter le chevauchement des contrats des syndics successifs.

Mais la rédaction trop générale du texte aboutissait à permettre la révocation du syndic en place par la seule désignation d’un nouveau syndic.

Cela n’empêchait pas le syndic, pour peu que la rupture avant le terme de son mandat ne soit pas justifiée, d’obtenir des dommages et intérêts équivalents à la rémunération qu’il aurait perçue s’il n’avait pas été révoqué. (Cass. 3e civ., 8 mars 2018 n° 17-12.506 ; Cass. 3e civ. 3 avril 2002, n° 01-00490)

Mais encore fallait-il qu’il saisisse le tribunal.

L’ordonnance a donc entendu mettre fin à ces dispositions insatisfaisantes, l’idée étant d’assurer une continuité de gestion des copropriétés, tout en évitant les doubles paiements d’honoraires.

Ce faisant, les dispositions nouvelles de l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 renvoient clairement au droit commun des contrats issu de la réforme du Code civil, ce qui s’illustre notamment par une réciprocité des obligations respectives des parties.

Il en est ainsi désormais de l’article 18 VI modifié de la loi, qui prévoit que le contrat de syndic est conclu pour une durée déterminée et qu’il est approuvé par une décision expresse de l’assemblée générale.

Ces nouvelles dispositions distinguent ensuite entre le non-renouvellement du contrat à l’arrivée de son terme lequel peut, sous certaines conditions, intervenir sans indemnité et la résiliation du contrat en cours, laquelle suppose une inexécution suffisamment grave, à défaut de quoi une indemnité serait due.

• Le non-renouvellement du contrat arrivant à son terme

Tant le syndic que le syndicat des copropriétaires peuvent décider de ne pas renouveler le contrat arrivant à son terme. Encore faut-il que certaines conditions soient respectées pour éviter qu’une indemnité puisse être éventuellement due.

L’article 18 VII nouveau, issu de l’ordonnance du 30 octobre 2019, précise en effet que lorsqu’une partie ne souhaite pas conclure un nouveau contrat de syndic avec le même cocontractant, il peut y être mis fin sans indemnité, sous réserve de respecter les conditions qu’il énumère.

• Non-renouvellement à l’initiative du syndicat des copropriétaires

Au nombre de ces conditions figure la tenue de l’assemblée générale devant statuer sur la désignation du nouveau syndic et la date anticipée de fin de contrat dans les trois mois précédant le terme du contrat en cours.

• Non-renouvellement à l’initiative du syndic

Lorsque l’initiative émane du syndic, celui-ci informe le conseil syndical de son intention de ne pas conclure un nouveau contrat, au plus tard trois mois avant la tenue de l’assemblée générale (laquelle doit elle-même se réunir à l’intérieur d’un délai de trois mois précédant la fin du contrat de syndic).

A noter qu’aucune information n’est prévue au cas où il n’existerait pas de conseil syndical.

• Conséquences à défaut de respect des conditions prévues

Il apparaît que les délais à respecter de part et d’autre sont prévus sous peine de devoir éventuellement verser une indemnité.

Il en serait ainsi à défaut pour le syndic d’informer le conseil syndical de son intention de ne pas se représenter au plus tard trois mois avant la tenue de l’assemblée générale devant statuer sur la nomination d’un nouveau syndic, laquelle doit elle-même intervenir dans les trois mois qui précèdent la fin du contrat en cours.

Il en serait de même si le syndicat des copropriétaires devait procéder à la désignation d’un nouveau syndic au cours d’une assemblée générale qui se tiendrait plus de trois mois avant le terme initial du mandat du syndic en place.

• L’assemblée générale réunie dans ces conditions décide de la date de fin du contrat en cours ainsi que de la prise d’effet du nouveau contrat.

L’article 18 VII modifié de la loi du 10 juillet 1965 prévoit désormais que l’assemblée générale désigne un nouveau syndic et fixe les dates de fin du contrat en cours et de prise d’effet du nouveau contrat qui interviennent au plus tôt un jour franc après la tenue de cette assemblée.

Il convient de préciser qu’un jour franc se définit comme étant un jour entier, décompté de 0 heure à 24 heures, le jour de la tenue de l’assemblée générale ne se comptant pas, le point de départ du délai se situant le lendemain de l’assemblée générale.

Le fait de prévoir que la prise d’effet ne puisse intervenir moins d’un jour franc après la tenue de l’assemblée permet d’éviter que le syndic dont le contrat n’est pas renouvelé parte en cours d’assemblée générale, aussitôt après la nomination de son successeur, en emportant les feuilles de présence et risquant de mettre en péril tant la tenue même de l’assemblée générale, que la rédaction du procès-verbal.

Il appartient donc à l’assemblée générale de fixer la date de fin du contrat du syndic en place avant son terme, de même que de fixer la prise d’effet du contrat du nouveau syndic. A noter cependant que rien n’est prévu à défaut d’indication de ces dates dans le procès-verbal, ce qui risque de poser de nouveau des difficultés.

• Résiliation du contrat de syndic en cas d’inexécution grave de l’autre partie

Enfin, la révocation du mandat du syndic et sa démission, sont remplacés par la résiliation du contrat, l’article 18 VIII de la loi prévoyant que le contrat de syndic peut être résilié en cas d’inexécution suffisamment grave de l’autre partie.

• Résiliation à l’initiative du syndic

Ces dispositions nouvelles se substituent à celles qui prévoyaient auparavant que le syndic ne pouvait renoncer à son mandat sans avoir respecté un préavis de trois mois.

En effet, ce délai était peut-être suffisant pour convoquer une assemblée générale chargée de désigner un nouveau syndic, mais le syndic en place n’était théoriquement pas obligé d’y procéder, même s’il pouvait, à défaut, engager sa responsabilité.

Désormais, lorsque le syndic est à l’initiative de la résiliation du contrat, il notifie sa volonté de résiliation au président du conseil syndical, ou à défaut de conseil syndical, à l’ensemble des copropriétaires, en précisant la ou les inexécutions reprochées au syndicat des copropriétaires.

De surcroît, dans un délai qui ne peut être inférieur à deux mois à compter de cette notification, le syndic convoque une assemblée générale et inscrit à l’ordre du jour la question de la désignation d’un nouveau syndic.

La résiliation du contrat prend effet au plus tôt un jour franc après la tenue de l’assemblée générale.

Lorsque, au cours de cette assemblée générale, le syndicat des copropriétaires désigne un nouveau syndic, il fixe la date de prise d’effet du contrat.

• Résiliation à l’initiative du conseil syndical

Il semble que seul le conseil syndical puisse être à l’initiative de la résiliation pour inexécution grave des obligations du syndic.

L’article 18 VIII nouveau de la loi prévoit en effet que lorsque le conseil syndical est à l’initiative de la résiliation du contrat, il notifie au syndic une demande motivée de cette question à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale, en précisant la ou les inexécutions qui lui sont reprochées.

Il semble résulter de ces dispositions qu’en l’absence de conseil syndical, ou si celui-ci n’entend pas exercer cette faculté, il soit impossible de résilier le contrat du syndic, sans risque de devoir verser une indemnité.

Enfin, dans le cas de résiliation à l’initiative du conseil syndical, l’assemblée générale se prononce sur la question de la résiliation du contrat et, le cas échéant, fixe sa date de prise d’effet au plus tôt un jour franc après la tenue de cette assemblée.

De plus, lorsqu’au cours de la même assemblée le syndicat désigne un nouveau syndic, il fixe la date de prise d’effet du contrat.

Ainsi le syndicat des copropriétaires ne peut plus révoquer son syndic ni celui-ci démissionner sans invoquer des griefs justifiant la résiliation, au risque de tendre les rapports entre les parties.

Cette rédaction, du reste maladroite et alambiquée, qui substitue notamment aux notions de « révocation » et de « démission » celle de « résiliation », semble oublier un peu que le contrat de syndic n’est pas seulement soumis au droit commun des contrats et au statut de la copropriété, mais relève également des dispositions spécifiques des articles 1984 et suivants du Code civil gouvernant le contrat de mandat

A noter que ces dispositions ne s’appliqueront qu’aux contrats de syndics conclus postérieurement au 1er juin 2020.


II - LES NOUVELLES OBLIGATIONS DU SYNDIC

LE CONTENU DE L’EXTRANET : DECRET N° 2019-502 DU 23 MAI 2019 APPLICABLE LE 1ER JUILLET 2020

Depuis le 1er janvier 2015, en application de l’article 18 I de la loi du 10 juillet 1965 modifié par la loi ALUR du 24 mars 2014, tout syndic professionnel doit proposer un accès en ligne sécurisé (extranet) aux documents dématérialisés relatifs à la gestion de l’immeuble, sauf décision contraire de l’assemblée générale à la majorité de l’article 25.

L’article 18 I de la loi du 10 juillet 1965 précise que la nature des documents est différenciée selon qu’ils sont mis à la disposition des copropriétaires ou du conseil syndical.

Pour autant, aucune disposition n’indiquait, la liste minimale des pièces accessibles en ligne, ni la répartition des documents selon leurs destinataires.

La loi ÉLAN précise, dans l’article 18 I de la loi du 10 juillet 1965, qu’un décret indiquera la liste minimale des documents devant être accessibles en ligne dans un espace sécurisé.

C’est dans ce cadre que le décret n° 2019-502 du 23 mai 2019 (JO du 24 mai) est paru.

Il n’entrera en vigueur que le 1er juillet 2020, afin de laisser un délai suffisant aux syndics pour se conformer à ces dispositions.

Le contenu des documents accessibles est différent selon qu’il s’agit de l’ensemble des copropriétaires (1), du copropriétaire individuel (2) ou du conseil syndical (3).

1) La liste minimale des documents relatifs à la gestion de l’immeuble mis à disposition par le syndic professionnel dans l’espace en ligne sécurisé accessible à l’ensemble des copropriétaires.

L’article 1er du décret impose la mise en ligne de documents qui sont, pour la plupart, ceux que le copropriétaire vendeur est censé détenir et qu’il doit, en vertu de l’article L.721-2 du Code de la construction et de l’habitation, transmettre à l’acquéreur dans le cadre de la cession d’un lot de copropriété.

Le syndic, qui jusqu’à présent, acceptait, contre rémunération, de réunir ces pièces à la place du copropriétaire vendeur sera donc moins sollicité après le 1er juillet 2020.

Il s’agit du règlement de copropriété, de l’état descriptif de division ainsi que des actes les modifiant s’ils ont été publiés, de la dernière fiche synthétique de la copropriété réalisée par le syndic en application de l’article 8-2 de la loi du 10 juillet 1965, du carnet d’entretien de l’immeuble et des diagnostics techniques relatifs aux parties communes de l’immeuble en cours de validité.

Il s’agit également des procès-verbaux des trois dernières assemblées générales, et, le cas échéant, des devis de travaux approuvés lors de ces assemblées.

On relèvera une différence avec les documents transmis à l’acquéreur du lot de copropriété en vertu de l’article L.721-2 du Code de la construction et de l’habitation, lesquels sont constitués des procès-verbaux des assemblées générales des trois dernières années et non pas des procès- verbaux des trois dernières assemblées générales

Or, plusieurs assemblées générales peuvent avoir lieu en l’espace d’une année et l’absence de similitude entre les dispositions de l’article L. 721-2 du Code de la construction et de l’habitation et celles du décret du 23 mai 2019 pourrait avoir des conséquences.

En effet, les procès-verbaux des assemblées les plus anciennes pourraient ne plus être accessibles en ligne au moment de la vente.

L’article L721-2 du Code de la construction et de l’habitation prévoit, le cas échéant, une dérogation lorsque le copropriétaire vendeur justifie qu’il n’a pu les obtenir du syndic. Mais, l’absence de mise en ligne devrait se révéler insuffisante pour satisfaire à cette condition dérogatoire.

On notera également que les documents accessibles à l’ensemble des copropriétaires vont également au-delà des seuls documents devant obligatoirement être transmis à l’acquéreur du lot.

Il en est ainsi de la mise en ligne des devis de travaux approuvés par ces assemblées générales. Cette mise à disposition permettra d’avoir une bonne connaissance de la consistance des travaux qui ont été votés.

Mais peut-être aurait-il été plus simple, notamment pour le travail du syndic, de joindre la convocation correspondante et ses annexes, lesquelles comprennent les différents devis soumis à l’approbation de l’assemblée générale.

Pour le reste, les documents accessibles à tous les copropriétaires sont constitués par l’ensemble des contrats conclus par le syndic représentant le syndicat, en cours de validité : à savoir les contrats d'assurance de l'immeuble, les contrats et marchés à l'exclusion des contrats de travail des préposés du syndicat, les contrats d'entretien et de maintenance des équipements communs de même que le contrat de syndic.

2) La liste minimale des documents relatifs au lot d’un copropriétaire, mis à sa seule disposition, par le syndic professionnel dans l’espace en ligne sécurisé.

En application de l’article 2 du décret, chaque copropriétaire pourra accéder, dans son espace personnel, aux documents relatifs aux informations financières concernant son lot, qu’il doit également transmettre à l’acquéreur en vertu de L.721-2 du Code de la construction et de l’habitation.

Il s’agit du compte individuel du copropriétaire, arrêté après approbation des comptes du syndicat par l'assemblée générale annuelle et du montant des charges courantes du budget prévisionnel et des charges hors budget prévisionnel des deux derniers exercices comptables clos, payées par le copropriétaire.

Il s’agit également du montant de la part du fonds de travaux rattachée au lot du copropriétaire, arrêté après approbation des comptes du syndicat par l'assemblée générale annuelle, lorsque le syndicat des copropriétaires dispose d'un tel fonds.

Chaque copropriétaire peut également accéder à des documents qu’il n’est pas nécessaire de transmettre à l’acquéreur en vertu de l’article L.721-2 du CCH.

Il en est ainsi des avis d'appel de fonds adressés au copropriétaire sur les trois dernières années.

3) La liste minimale des documents relatifs à la gestion de l’immeuble, mis à disposition, par le syndic professionnel dans l’espace en ligne sécurisé, accessible aux seuls membres du conseil syndical pour l’exercice de leurs missions d’assistance et de contrôle

Enfin, l’article 3 du décret réserve au seul conseil syndical l’accès à des documents plus confidentiels afin de lui permettre d’exercer les missions d’assistance et de contrôle du syndic qui lui sont dévolues par l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965.

Seuls les membres du conseil syndical peuvent avoir accès aux balances générales des comptes du syndicat des copropriétaires, ainsi qu’au relevé général des charges et produits de l'exercice échu.

Ils peuvent également, le cas échéant, accéder aux relevés périodiques des comptes bancaires séparés ouverts au nom du syndicat des copropriétaires ainsi qu’aux assignations en justice délivrées au nom du syndicat des copropriétaires relatives aux procédures judiciaires en cours et aux décisions de justice dont les délais de recours n'ont pas expiré.

Enfin, le conseil syndical peut consulter la liste de tous les copropriétaires, établie par le syndic en application de l'article 32 du décret du 17 mars 1967 ainsi que la carte professionnelle du syndic, son attestation d'assurance responsabilité civile professionnelle ainsi que son attestation de garantie financière en cours de validité, mentionnés à l'article 3 de la loi du 2 janvier 1970.

On relèvera que le conseil syndical est désormais destinataire des assignations en justice délivrées au nom du syndicat des copropriétaires.

La formulation révèle qu’il s’agit des seules assignations en justice délivrées par le syndicat des copropriétaires à l’encontre des copropriétaires ou des tiers.

Le décret a donc volontairement exclu les assignations délivrées à l’encontre du syndicat des copropriétaires, ce qui paraît étonnant car on voit mal la raison présidant à cette distinction.

Le conseil syndical est en effet intéressé par toutes les assignations, qu’elles soient en demande ou en défense.

Le décret précise encore que seules les décisions de justice qui sont susceptibles de recours sont accessibles en ligne ; les décisions définitives étant dès lors écartées.

On voit mal pourquoi seules les décisions susceptibles de recours seraient communiquées au conseil syndical, sachant que les décisions définitives peuvent avoir des conséquences aussi importantes et graves.

Ces dispositions dénotent une réelle volonté de soumettre au contrôle du conseil syndical les voies de recours à l’encontre des décisions judiciaires, que le syndic peut exercer seul, en vertu de la loi du 10 juillet 1965.

Mais les délais pour exercer une voie de recours étant souvent très brefs, soit quinze jours ou un mois après la signification de l’ordonnance ou du jugement, le syndic devra réagir extrêmement vite pour respecter une telle obligation.

Rappelons que ces dispositions entreront en vigueur le 1er juillet 2020.

ACCESSIBILITÉ ET MISE À JOUR DES DOCUMENTS CONTENUS DANS L’EXTRANET : ENTRÉE EN VIGUEUR 1ER JUILLET 2020

Le décret n° 2019-650 du 27 juin 2019 prévoit que les documents mis en ligne sont accessibles au conseil syndical et aux copropriétaires au moyen d’un code personnel sécurisé garantissant la fiabilité de l’identification des copropriétaires.

L’ensemble des documents doit être téléchargeable et imprimable et le syndic doit, le cas échéant, les actualiser au moins une fois par an, dans le délai de trois mois qui précède l’assemblée générale annuelle.


TRANSMISSION DES ARCHIVES ET PORTABILITE DU CONTENU DE L’EXTRANET :

• La transmission des archives : entrée en vigueur le 1er juin 2020 sauf pour les copropriétés de 15 lots ayant été dispensé de l’ouverture d’un compté séparé : entrée en vigueur : 31 décembre 2020

L’article 18-2 nouveau, issu de l’ordonnance du 30 octobre 2019, prévoit désormais la remise au nouveau syndic, dans le délai de quinze jours à compter de la cessation de ses fonctions, de la situation de trésorerie, des références des comptes bancaires du syndicat et des coordonnées de la banque.

Il remet dans le délai d’un mois à compter de la même date, l’ensemble des documents et archives du syndicat.

La généralisation du compte bancaire séparé rend en effet inutile la transmission des fonds lesquels sont sur un compte que le nouveau syndic doit pouvoir identifier.

Lorsqu’il s’agit d’un syndic professionnel, soumis comme tel à l’obligation de mise à disposition des documents relatifs à la gestion de l’immeuble dans un espace en ligne sécurisé, celui-ci remet, dans ce délai d’un mois, l’ensemble des documents dématérialisés dans un format téléchargeable et imprimable.

Il s’agit de ce que l’on appelle communément la portabilité des archives.

Dans le délai de deux mois de la cessation de ses fonctions, l’ancien syndic est tenu de fournir l’état des comptes des copropriétaires et celui des comptes du syndicat non seulement après apurement, mais désormais après clôture.

A noter qu’en application de l’article 41 III de l’ordonnance, les dispositions de l’article 18-2 nouveau ne seront applicables aux syndicats des copropriétaires de 15 lots ayant été dispensés de l’obligation d’ouvrir un compte séparé par décision d’assemblée générale qu’à compter du 31 décembre 2020.

• Procédure de remise des archives sous astreinte : : entrée en vigueur le 1er juin 2020 sauf pour les copropriétés de 15 lots ayant été dispensé de l’ouverture d’un compté séparé : entrée en vigueur : 31 décembre 2020

En conséquence de l’ordonnance du 30 octobre 2019, les dispositions de l’article 18-2 dernier alinéa qui régissent la demande de remise sous astreinte des pièces après mise en demeure infructueuse, ne mentionne plus la remise des fonds mais celle des pièces, informations et documents dématérialisés.

Ces règles nouvelles ne seront toutefois applicables aux copropriétés de 15 lots ayant été dispensés de l’obligation d’ouvrir un compte séparé par décision d’assemblée générale qu’à compter du 31 décembre 2020.

LA PENALITÉ DE 15 € POUR DÉFAUT DE TRANSMISSION AU CONSEIL SYNDICAL DES DOCUMENTS DEMANDÉS

• Pénalité en cas de non transmission de pièces au conseil syndical : 15 euros par jour de retard : Entrée en vigueur le 24 mai 2019

L’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 prévoit que le conseil syndical peut prendre connaissance et copie, à sa demande, de toutes pièces ou documents, correspondances ou registres se rapportant à la gestion du syndic et, de manière générale, à l’administration de la copropriété.

Depuis la loi ELAN du 23 novembre 2018, un nouvel alinéa ajoutait qu’«en cas d’absence de transmission des pièces, au-delà d’un délai d’un mois à compter de la demande du conseil syndical, des pénalités par jour de retard sont imputées sur les honoraires de base du syndic dont le montant minimal est fixé par décret ».

Ces dispositions n’étaient toutefois pas entrées en vigueur et restaient dans l’attente d’un décret fixant le montant des pénalités.

Le décret d’application n° 2019-503 du 23 mai 2019, paru au Journal Officiel le 24 mai 2019, applicable immédiatement, a fixé, dans son article 1er, le montant minimal de la pénalité en le fixant à 15 euros par jour de retard.

• Pénalité en cas de non transmission de pièces au conseil syndical : Modalités d’imputation : Entrée en vigueur le 1er juin 2020

Il était nécessaire de clarifier les modalités d’imputation.

Il est prévu par le sixième alinéa de l’article 21 nouveau, issu de l’ordonnance du 30 octobre 2019, que cette imputation s’effectue non pas sur les honoraires de base du syndic, selon la formule antérieure mais désormais sur la rémunération forfaitaire annuelle du syndic, ce qui apparaît plus clair.

De plus, on s’interrogeait sur le moment de leur imputation.

Il est précisé désormais que la déduction s’effectue lors de l’établissement des comptes définitifs à clôturer et à soumettre à l’assemblée générale pour approbation.

Il est également indiqué qu’à défaut, le président du conseil syndical peut demander la condamnation du syndic au paiement de ces pénalités au profit du syndicat des copropriétaires, au président du tribunal judiciaire, statuant selon la procédure accélérée au fond, cette nouvelle procédure, issue de la réforme judiciaire entrant en vigueur le 1er janvier 2020 et remplaçant la procédure comme en matière de référé.

Il s’agit d’une nouvelle compétence du président du conseil syndical.

Encore faudra-t-il qu’il existe un conseil syndical et que celui-ci se soit doté d’un président.

L’AFFICHAGE DANS LES PARTIES COMMUNES DE L’ORDRE DU JOUR DE LA PROCHAINE ASSEMBLÉE GÉNÉRALE : APPLICATION IMMÉDIATE

Le décret n° 2019-650 du 27 juin 2019, d’application immédiate, renforce l’obligation d'information des copropriétaires concernant la date de l’assemblée générale et la possibilité d'inscrire des questions à l'ordre du jour.

Le deuxième alinéa de l’article 9 du décret du 17 mars de 1967 prévoit que le syndic indique aux copropriétaires, par voie d'affichage, la date de la prochaine assemblée générale et la possibilité qui leur est offerte de solliciter l'inscription d'une ou plusieurs questions à l'ordre du jour.

L’article 9 précise expressément que cette formalité n’est pas prescrite à peine d'irrégularité de la convocation.

L'affichage doit reproduire les dispositions de l'article 10 du décret du 17 mars 1967 concernant les modalités d’inscription par les copropriétaires des questions à l’ordre du jour de l’assemblée générale. C’est donc la totalité des dispositions de l’article 10 précité qu’il convient de reproduire, de la même manière qu’il doit désormais figurer dans son intégralité sur les appels de fonds.

Le texte précise que l’affichage doit être réalisé dans « un délai raisonnable » permettant aux copropriétaires de faire inscrire leurs questions à l'ordre du jour.

Compte tenu du délai de convocation de 21 jours minimum prévu par l’article 9 du décret du 17 mars 1967 et de l’obligation de laisser un délai suffisant aux copropriétaires pour adresser au syndic une demande d’inscription à l’ordre du jour, l’affichage devrait probablement être réalisé au plus tard un mois et demi à deux mois avant l’assemblée générale. En effet, il faut y ajouter le temps nécessaire au syndic pour mettre en forme les questions qui lui parviennent.